الدفاتـر التجاريـة
The Commercial Books
مقدمة
مصادر القيود والأوراق الثبوتية والمستندات بحاجة إلى حفظ وذلك للرجوع إليها عند الحاجة، وكذلك فهي بحاجة إلى توثيق وتسجيل، وهذا التسجيل يتم فيما يسمى بالدفاتر التجارية، وهذا التسجيل بحاجة إلى علم وفن وذوق، وبحاجة إلى تعليمات ونظم وطرق محاسبية تتلاءم مع نوع المشروع وحجمه، والأهم من ذلك أنه بحاجة إلى قوانين تنظم وتحمي وتحافظ على الأموال العامة والخاصة.
مما سبق فان التسجيل في الدفاتر التجارية مهم جدا للتاجر والأطراف ذات العلاقة، فهي تمكن التاجر من تصنيف العمليات المالية وتبويبها ومن ثم معرفة نتائج أعمال المشروع من ربح أو خسارة وكذلك معرفة المركز المالي للمشروع، وعلى ماسك الدفاتر بالإضافة لما سبق التسجيل والحفظ أولا بأول وحسب التسلسل التاريخي.
وتقسم الدفاتر التجارية إلى قسمين:-
1 ) الدفاتر القانونية (الإجبارية، الإلزامية) 2 ) الدفاتر الاختيارية
وهناك دفتر التسويدة الذي قل استخدامه جداً لأن ذلك لا يتمشى مع أسلوب العصرالحديث ولا يتناسب مع زيادة وكبر حجم العمليات المحاسبية التي يقوم بها أي مشروع صغيراً كان أم كبيراً، وكذلك وجود المستندات لكل عملية يتم التسجيل مباشرة في دفتر اليومية دون الحاجة إلى تسجيلها في دفتر التسويدة، وبالتالي تقليل حدوث الأخطاء التي كانت تحدث وتنتقل من مرحلة إلى أخرى.
ولا يعد دفتر التسويدة واحداً من مجموعة الدفاتر المحاسبية التي يتم استخدامها وفقاً لنظرية القيد المزدوج، والسبب هو أن عملية التسجيل في دفتر التسويدة لا تعتمد على تحليل العمليات المالية إلى طرفيها المدين (الآخذ) والدائن (المعطي).
أولا - الدفاتر الإجبارية: The Statutory Books
وهي تلك الدفاتر التي الزم القانون التاجر بإمساكها وتنظيمها، ويقسم إلى:-
دفتر اليومية:- Journal وهو عبارة عن الدفتر الذي تسجل فيه القيود المحاسبية عند حدوث العملية المالية، أولا بأول وحسب التسلسل التاريخي.
(1- Journal:- A book in which original entries concerning transactionare recorded before the entries are transferred to the appropriate ledger account.
2- Journal entry:- The bookkeeping treatment of a business transaction.)
ويعد دفتر اليومية المرحلة الأولى للقيد المحاسبي، والتي تتفق مع نظرية القيد المزدوج، ويتم الإثبات فيها من واقع المستندات ومصادر القيود المباشرة عند حدوث عملية مالية لها تأثير مالي، ومن مميزاته أي دفتر اليومية أنه يعتبر سجلاً واضحاً ومتكاملاً ومنظماً لجميع العمليات المالية في المشروع حيث يتم التسجيل فيه أولاً باول وحسب التسلسل التاريخي، وكذلك فإن الدفتر مصمم _مهما كانت الطريقة المحاسبية المستخدمة_ بشكل يساعد على تجميع البيانات وترحيلها إلى دفتر الأستاذ بطريقة منظمة وسريعة لجميع الحسابات وبيان ما يطرأ عليها من تغيرات، وبالتالي سهولة ودقة عمل ميزان المراجعة وإعداد القوائم المالية المختلفة وأهمها قائمة التدفقات النقدية وقائمة الدخل وقائمة المركز المالي (الميزانية العمومية).
الشروط القانونية : نص قانون التجارة الأردني رقم ( 12 ) لعام 1966 م:-
يجب على كل تاجر ان ينظم على الاقل الدفاتر الثلاثة الاتية:-
أ . دفتر اليومية ويجب ان يقيد فيه يوما فيوما جميع الاعمال التي تعود بوجه من الوجوه الى عمله التجاري وان يقيد بالجملة شهرا فشهرا النفقات التي انفقها على نفسه واسرته.
ب. دفتر صور الرسائل ويجب ان تنسخ فيه الرسائل والبرقيات التي يرسلها كما يحفظ به ويرتب الرسائل او البرقيات التي يتلقاها .
ج. دفتر الجرد والميزانية اللذان يجب تنظيمها مرة على الاقل في كل سنة .
المادة 17
يجب ان تنظم الدفاتر التجارية الاجبارية بحسب التاريخ وبلا بياض ولا فراغ ولا نقل الى الهامش ولا محو ولا تحشية بين السطور .
المادة 18
يجب ترقيم الدفاتر المذكورة والتاشير عليها وتوقيعها من مراقب السجل التجاري.
المادة 19
يجب على التاجر ان يحفظ الدفاتر بعد اختتامها مدة عشر سنوات.
المادة 20
تسلم الدفاتر بكاملها او نسخ عنها الى القضاء في احوال الارث وقسمة الاموال المشتركة والشركة والصلح الواقي والافلاس وفي الاحوال المنصوص عليها في قانون اصول المحاكمات الحقوقية.
المادة 21
1. فيما عدا الاحوال المذكورة في المادة السابقة يمكن على الدوام عرض الدفاتر التجارية او المطالبة بابرازها لاستخلاص ما يتعلق منها بالنزاع.
2. وللقاضي ان يامر من تلقاء نفسه بابراز الدفاتر المذكورة للغاية ذاتها .
وكما هو ملاحظ فإن الاحتفاظ بالدفاتر بصورة قانونية ومنظمة له عدة فوائد منها:-
1- التسجيل والترحيل أولاً بأول يؤدي إلى تقليل الأخطاء ونتائج دقيقة وسليمة، ومع استخدام التقنيات الحديثة من برامج محاسبية وأجهزة وشبكات فيتم ترحيل القيود فوراً للحسابات ذات العلاقة عند إثبات القيد المحاسبي في جهاز الحاسوب وفقاً للبرنامج المحاسبي الذي تعتمده الشركة.
2- يمكن تحديد ما للمنشأة على الآخرين وما عليها من التزامات للآخرين وما يستحق عليها من ضرائب بدقة كبيرة، وسرعة فائقة عند استخدام التقنيات الحديثة من اجهزة وبرامج محاسبية وشبكات وغيرها.
3- يعتمد عليها في اتخاذ القرارات الرشيدة السليمة، وفي الوقت المناسب، وإعداد التقارير المطلوبة – يومية، اسبوعية، شهرية، سنوية، بسرعة ودقة وخاصة في وقتنا الحالي حيث يتم استخدام البرامج المحاسبية.
4- يمكن معرفة تكلفة الوحدة الواحدة من المنتج بدقة في المشاريع الصناعية والخدمية.
5- تعتبر دليلا مهما أمام القضاء، يعتمد عليها أكثر كلما كانت أكثر تنظيما ووفقاً للقانون.
1) دفتر اليومية:- Journal
ويتخذ الشكل الآتي: رقم الصفحة الختـــم
التاريخ رقم
صفحة
الأستاذ رقم
المستند رقم
القيد
البيـــــان المبلـغ
له منه
دينار ف دينار ف
3 / 3 9 202 11 من حـ/ المشتريات 1500 -
4 إلى حـ/ الصندوق 1500 -
شراء بضاعة نقدا
شرح خانات دفتر اليومية:-
1- المبالغ:- وتقسم إلى خانتين:-
أ- منه:- ويكتب فيها مبلغ الطرف المدين.
ب- له:- ويكتب فيها مبلغ الطرف الدائن.
2- البيان:- ويكتب فيها القيد المحاسبي بطرفيه المدين والدائن، حيث يكون الطرف المدين بالسطر الأول، ثم في السطر الثاني الطرف الدائن، وبشكل مائل، وفي الجزء الثالث ملخص أو شرح العملية المالية.
3- رقم القيد:- ويكون متسلسلاً من بداية السنة المالية وحتى آخر قيد في السنة المالية.
4- رقم المستند:- ويكتب فيه رقم المصدر المباشر للعملية المالية، مستند القبض أو الصرف أو القيد.
5- رقم صفحة الاستاذ:- ويكتب فيها رقم صفحة ذلك الحساب في دفتر الاستاذ، مقابله وعلى السطر.
6- التاريخ:- ويكتب فيها تاريخ حدوث العملية المالية، حيث يتم التسجيل في دفتر اليومية أولاً بأول وحسب التسلسل التاريخي.
لنتذكر:-
أ. أن المحاسبة علم وفن وذوق وأخلاق وأمانة.
ب. على المتعلم (المتدرب) استخدام قلم الرصاص والمسطرة والممحاة والبراية حتى يسهل تدارك الأخطاء، ومن ثم تصويبها.
ج. الخط الجميل يدل على النفس الجميلة ويعطي انطباعا أجمل عن الكاتب.
د. قال تعالى-على لسان سيدنا يوسف عليه السلام- (قَالَ اجْعَلْنِي عَلَى خَزَائِنِ الأَرْضِ إِنِّي حَفِيظٌ عَلِيمٌ ) يوسف 55، أي أن المسئول يجب أن يكون صاحب علم وأمانة، أما العامل (الموظف) يجب أن يكون قوياً وأميناً، وقال تعالى:– (قَالَتْ إِحْدَاهُمَا يَا أَبَتِ اسْتَأْجِرْهُ إِنَّ خَيْرَ مَنِ اسْتَأْجَرْتَ الْقَوِيُّ الأَمِينُ) القصص 26، وَقَالُوا:- هُي ابنة شُعَيْب النَّبِيّ صَلَّى اللَّه عَلَيْهِ وَسَلَّمَ، تفسير القرطبي.
ه. القيد المحاسبي بشكل مائل مثل بيت الشّعر.
و. التسطير بين القيد والذي يليه يكون فقط في خانة البيان (باستخدام المسطرة).
ز. صاحب المشروع لا يسجل نفسه بدفاتره.
دفتر صور الرسائل: Letters Photo books
وهو الدفتر الذي تنسخ فيه المراسلات والبرقيات الداخلة والخارجة - أي سجل الوارد والصادر- وغالبا يستخدم سجلين منفصلين.
دفتر الجرد والميزانية:
دفتر الجرد:- وهو الدفتر الذي يتم فيه إثبات القيود اللازمة للتسويات الجردية في نهاية السنة المالية، ويجب أن ينظم مرة في السنة على الأقل وفقاً لقانون التجارة الأردني رقم 12 لسنة 1966م المادة 16، وقد يختلط على البعض ما بين قوائم الجرد ودفتر الجرد.
قوائم الجرد:- هي النماذج التي يعدها المحاسب لكل حساب على حدا يظهر فيها حالة ذلك الحساب ووضعه في لحظة معينة من الزمن، حيث أن هناك نموذج قائمة جرد خاصة بكل حساب.
ثانيا - الدفاتر الاختيارية (العرفية):- The volunttery books
وهي تلك الدفاتر التي لم يلزم القانون (قانون التجارة الأردني) التاجر بإمساكها أو استخدامها. وتعتبر هذه الدفاتر مهمة للتاجر حيث تمكنه من معرفة نتائج أعماله بسهولة ويسر وتعتمد على نوع المشروع وحجمه ومن أهم هذه الدفاتر:-
• دفتر الأستاذ العام.
• دفتر أستاذ مساعد الذمم المدينة.
• دفتر أستاذ مساعد الذمم الدائنة.
• دفتر أستاذ مساعد المصاريف.
• دفتر أستاذ مساعد الاعتمادات.
وكذلك هناك مجموعة من الدفاتر الإحصائية والبيانية تهم الإدارة للمتابعة والرقابة واتخاذ القرارات، وتعتمد حسب الحاجة أهمها:- دفتر مبيعات المناطق (الفروع)، دفتر الوارد والمصروف من البضاعة، دفتر تسجيل أوامر الشراء... الخ.
العناصر الأساسية الأساسية التي يجب أن تتوفر في النظام المحاسبي:-
1- مصادر القيود أو المستندات المباشرة وغير المباشرة.
2- نظام القيد المحاسبي، ويستخدم نظام القيد المزدوج.
3- الدفاتر والسجلات المحاسبية، الإجبارية والاختيارية.
4- القوائم المالية والكشوفات الإحصائية، والتي يتم إعدادها بصورة دورية أو غير دورية وعند الحاجة لها، ومنها:- قائمة التدفقات النقدية، وقائمة الدخل، وقائمة حقوق الملكية، وقائمة المركز المالي.
5- الآلات والمعدات: وهي التي يتم استخدامها في العمل المحاسبي داخل المشروع وهي مهمة وضرورية لمواكبة التطورات الحديثة من أجل الدقة في العمل والدقة في استخراج النتائج وبسرعة فائقة عبر الزمان والمكان، وذلك باستخدام الآلات والمعدات والبرامج المختلفة سواء داخل المشروع بعمل شبكة حاسوب داخلية وخاصة في المشروع أو استخدام الشبكة الواسعة عبر الانترنت، وبالتالي يستطيع صاحب المشروع زيادة فاعلية أنظمة الرقابة الداخلية لديه، وسرعة الإنجاز في معالجة البيانات، واستخراج النتائج التي يريدها بكبسة زر من مكتبه، وبالتالي السرعة في تصنيف وتجميع وتلخيص تلك البيانات، ومن ثم السرعة الفائقة في إعداد التقارير الرقابية المختلفة، وإعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية المختلفة، حيث أصبح ذلك ضرورة حتمية، حتى يستطيع الاستمرار والمنافسة وتحقيق أهداف المشروع، وتقديم أفضل الخدمات والآخرين ممن لهم علاقة.
6- التعليمات: وهي تحديد الأعمال الكتابية والحسابية والإجراءات اللازمة وتحديد الصلاحيات والواجبات للموظفين، لتسجيل البيانات يدوياً أو على الأجهزة والمعدات، وتحديد مواعيد الرقابة والتفتيش الدورية، لمراجعة ما تم إنجازه، والقيام بالتغذية الراجعة لتحسين الأداء........الخ.
وما سبق سواء الدفاتر الاجبارية أو الاختيارية أو الاحصائية أو عمليات التسجيل فيهم، ليسوا هم الغاية في حد ذاتهم، وإنما هم وسائل يتم اتخاذها والتعامل معها من أجل الوصول للهدف االمقصود من خلال التنظيم والتسجيل واتباع القوانين والأنظمة والمبادئ المتعارف إليها وغيرها من أجل التبويب السليم بموجب الاثبات السليم للقيود من واقع المستندات المؤيدة لها أولاً بأول وحسب التسلسل التاريخي، للوصول في النهاية إلى معرفة نتيجة المشروع من ربح أو خسارة، ومعرفة المركز المالي، وأن يمثل واقع المشروع. وأية تقارير أخرى مطلوبة، من أجل اتخاذ القرارات السليمة والرشيدة وفي الوقت المناسب.
الأسئلة
1) وضح أهمية الدفاتر التجارية.
2) عدد أنواع الدفاتر التجارية، مع التعريف .
3) عدد أنواع الدفاتر القانونية .
4) عدد الشروط القانونية التي يجب توافرها في دفتر اليومية.
5) عدد أنواع الدفاتر الاختيارية.
6) أرسم صفحة لدفتر اليومية .
7) بين أهمية الاحتفاظ بالدفاتر والسجلات بصورة قانونية ومنظمة.
8) عدد العناصر الأساسية الأساسية التي يجب أن تتوفر في النظام المحاسبي.
The Commercial Books
مقدمة
مصادر القيود والأوراق الثبوتية والمستندات بحاجة إلى حفظ وذلك للرجوع إليها عند الحاجة، وكذلك فهي بحاجة إلى توثيق وتسجيل، وهذا التسجيل يتم فيما يسمى بالدفاتر التجارية، وهذا التسجيل بحاجة إلى علم وفن وذوق، وبحاجة إلى تعليمات ونظم وطرق محاسبية تتلاءم مع نوع المشروع وحجمه، والأهم من ذلك أنه بحاجة إلى قوانين تنظم وتحمي وتحافظ على الأموال العامة والخاصة.
مما سبق فان التسجيل في الدفاتر التجارية مهم جدا للتاجر والأطراف ذات العلاقة، فهي تمكن التاجر من تصنيف العمليات المالية وتبويبها ومن ثم معرفة نتائج أعمال المشروع من ربح أو خسارة وكذلك معرفة المركز المالي للمشروع، وعلى ماسك الدفاتر بالإضافة لما سبق التسجيل والحفظ أولا بأول وحسب التسلسل التاريخي.
وتقسم الدفاتر التجارية إلى قسمين:-
1 ) الدفاتر القانونية (الإجبارية، الإلزامية) 2 ) الدفاتر الاختيارية
وهناك دفتر التسويدة الذي قل استخدامه جداً لأن ذلك لا يتمشى مع أسلوب العصرالحديث ولا يتناسب مع زيادة وكبر حجم العمليات المحاسبية التي يقوم بها أي مشروع صغيراً كان أم كبيراً، وكذلك وجود المستندات لكل عملية يتم التسجيل مباشرة في دفتر اليومية دون الحاجة إلى تسجيلها في دفتر التسويدة، وبالتالي تقليل حدوث الأخطاء التي كانت تحدث وتنتقل من مرحلة إلى أخرى.
ولا يعد دفتر التسويدة واحداً من مجموعة الدفاتر المحاسبية التي يتم استخدامها وفقاً لنظرية القيد المزدوج، والسبب هو أن عملية التسجيل في دفتر التسويدة لا تعتمد على تحليل العمليات المالية إلى طرفيها المدين (الآخذ) والدائن (المعطي).
أولا - الدفاتر الإجبارية: The Statutory Books
وهي تلك الدفاتر التي الزم القانون التاجر بإمساكها وتنظيمها، ويقسم إلى:-
دفتر اليومية:- Journal وهو عبارة عن الدفتر الذي تسجل فيه القيود المحاسبية عند حدوث العملية المالية، أولا بأول وحسب التسلسل التاريخي.
(1- Journal:- A book in which original entries concerning transactionare recorded before the entries are transferred to the appropriate ledger account.
2- Journal entry:- The bookkeeping treatment of a business transaction.)
ويعد دفتر اليومية المرحلة الأولى للقيد المحاسبي، والتي تتفق مع نظرية القيد المزدوج، ويتم الإثبات فيها من واقع المستندات ومصادر القيود المباشرة عند حدوث عملية مالية لها تأثير مالي، ومن مميزاته أي دفتر اليومية أنه يعتبر سجلاً واضحاً ومتكاملاً ومنظماً لجميع العمليات المالية في المشروع حيث يتم التسجيل فيه أولاً باول وحسب التسلسل التاريخي، وكذلك فإن الدفتر مصمم _مهما كانت الطريقة المحاسبية المستخدمة_ بشكل يساعد على تجميع البيانات وترحيلها إلى دفتر الأستاذ بطريقة منظمة وسريعة لجميع الحسابات وبيان ما يطرأ عليها من تغيرات، وبالتالي سهولة ودقة عمل ميزان المراجعة وإعداد القوائم المالية المختلفة وأهمها قائمة التدفقات النقدية وقائمة الدخل وقائمة المركز المالي (الميزانية العمومية).
الشروط القانونية : نص قانون التجارة الأردني رقم ( 12 ) لعام 1966 م:-
يجب على كل تاجر ان ينظم على الاقل الدفاتر الثلاثة الاتية:-
أ . دفتر اليومية ويجب ان يقيد فيه يوما فيوما جميع الاعمال التي تعود بوجه من الوجوه الى عمله التجاري وان يقيد بالجملة شهرا فشهرا النفقات التي انفقها على نفسه واسرته.
ب. دفتر صور الرسائل ويجب ان تنسخ فيه الرسائل والبرقيات التي يرسلها كما يحفظ به ويرتب الرسائل او البرقيات التي يتلقاها .
ج. دفتر الجرد والميزانية اللذان يجب تنظيمها مرة على الاقل في كل سنة .
المادة 17
يجب ان تنظم الدفاتر التجارية الاجبارية بحسب التاريخ وبلا بياض ولا فراغ ولا نقل الى الهامش ولا محو ولا تحشية بين السطور .
المادة 18
يجب ترقيم الدفاتر المذكورة والتاشير عليها وتوقيعها من مراقب السجل التجاري.
المادة 19
يجب على التاجر ان يحفظ الدفاتر بعد اختتامها مدة عشر سنوات.
المادة 20
تسلم الدفاتر بكاملها او نسخ عنها الى القضاء في احوال الارث وقسمة الاموال المشتركة والشركة والصلح الواقي والافلاس وفي الاحوال المنصوص عليها في قانون اصول المحاكمات الحقوقية.
المادة 21
1. فيما عدا الاحوال المذكورة في المادة السابقة يمكن على الدوام عرض الدفاتر التجارية او المطالبة بابرازها لاستخلاص ما يتعلق منها بالنزاع.
2. وللقاضي ان يامر من تلقاء نفسه بابراز الدفاتر المذكورة للغاية ذاتها .
وكما هو ملاحظ فإن الاحتفاظ بالدفاتر بصورة قانونية ومنظمة له عدة فوائد منها:-
1- التسجيل والترحيل أولاً بأول يؤدي إلى تقليل الأخطاء ونتائج دقيقة وسليمة، ومع استخدام التقنيات الحديثة من برامج محاسبية وأجهزة وشبكات فيتم ترحيل القيود فوراً للحسابات ذات العلاقة عند إثبات القيد المحاسبي في جهاز الحاسوب وفقاً للبرنامج المحاسبي الذي تعتمده الشركة.
2- يمكن تحديد ما للمنشأة على الآخرين وما عليها من التزامات للآخرين وما يستحق عليها من ضرائب بدقة كبيرة، وسرعة فائقة عند استخدام التقنيات الحديثة من اجهزة وبرامج محاسبية وشبكات وغيرها.
3- يعتمد عليها في اتخاذ القرارات الرشيدة السليمة، وفي الوقت المناسب، وإعداد التقارير المطلوبة – يومية، اسبوعية، شهرية، سنوية، بسرعة ودقة وخاصة في وقتنا الحالي حيث يتم استخدام البرامج المحاسبية.
4- يمكن معرفة تكلفة الوحدة الواحدة من المنتج بدقة في المشاريع الصناعية والخدمية.
5- تعتبر دليلا مهما أمام القضاء، يعتمد عليها أكثر كلما كانت أكثر تنظيما ووفقاً للقانون.
1) دفتر اليومية:- Journal
ويتخذ الشكل الآتي: رقم الصفحة الختـــم
التاريخ رقم
صفحة
الأستاذ رقم
المستند رقم
القيد
البيـــــان المبلـغ
له منه
دينار ف دينار ف
3 / 3 9 202 11 من حـ/ المشتريات 1500 -
4 إلى حـ/ الصندوق 1500 -
شراء بضاعة نقدا
شرح خانات دفتر اليومية:-
1- المبالغ:- وتقسم إلى خانتين:-
أ- منه:- ويكتب فيها مبلغ الطرف المدين.
ب- له:- ويكتب فيها مبلغ الطرف الدائن.
2- البيان:- ويكتب فيها القيد المحاسبي بطرفيه المدين والدائن، حيث يكون الطرف المدين بالسطر الأول، ثم في السطر الثاني الطرف الدائن، وبشكل مائل، وفي الجزء الثالث ملخص أو شرح العملية المالية.
3- رقم القيد:- ويكون متسلسلاً من بداية السنة المالية وحتى آخر قيد في السنة المالية.
4- رقم المستند:- ويكتب فيه رقم المصدر المباشر للعملية المالية، مستند القبض أو الصرف أو القيد.
5- رقم صفحة الاستاذ:- ويكتب فيها رقم صفحة ذلك الحساب في دفتر الاستاذ، مقابله وعلى السطر.
6- التاريخ:- ويكتب فيها تاريخ حدوث العملية المالية، حيث يتم التسجيل في دفتر اليومية أولاً بأول وحسب التسلسل التاريخي.
لنتذكر:-
أ. أن المحاسبة علم وفن وذوق وأخلاق وأمانة.
ب. على المتعلم (المتدرب) استخدام قلم الرصاص والمسطرة والممحاة والبراية حتى يسهل تدارك الأخطاء، ومن ثم تصويبها.
ج. الخط الجميل يدل على النفس الجميلة ويعطي انطباعا أجمل عن الكاتب.
د. قال تعالى-على لسان سيدنا يوسف عليه السلام- (قَالَ اجْعَلْنِي عَلَى خَزَائِنِ الأَرْضِ إِنِّي حَفِيظٌ عَلِيمٌ ) يوسف 55، أي أن المسئول يجب أن يكون صاحب علم وأمانة، أما العامل (الموظف) يجب أن يكون قوياً وأميناً، وقال تعالى:– (قَالَتْ إِحْدَاهُمَا يَا أَبَتِ اسْتَأْجِرْهُ إِنَّ خَيْرَ مَنِ اسْتَأْجَرْتَ الْقَوِيُّ الأَمِينُ) القصص 26، وَقَالُوا:- هُي ابنة شُعَيْب النَّبِيّ صَلَّى اللَّه عَلَيْهِ وَسَلَّمَ، تفسير القرطبي.
ه. القيد المحاسبي بشكل مائل مثل بيت الشّعر.
و. التسطير بين القيد والذي يليه يكون فقط في خانة البيان (باستخدام المسطرة).
ز. صاحب المشروع لا يسجل نفسه بدفاتره.
دفتر صور الرسائل: Letters Photo books
وهو الدفتر الذي تنسخ فيه المراسلات والبرقيات الداخلة والخارجة - أي سجل الوارد والصادر- وغالبا يستخدم سجلين منفصلين.
دفتر الجرد والميزانية:
دفتر الجرد:- وهو الدفتر الذي يتم فيه إثبات القيود اللازمة للتسويات الجردية في نهاية السنة المالية، ويجب أن ينظم مرة في السنة على الأقل وفقاً لقانون التجارة الأردني رقم 12 لسنة 1966م المادة 16، وقد يختلط على البعض ما بين قوائم الجرد ودفتر الجرد.
قوائم الجرد:- هي النماذج التي يعدها المحاسب لكل حساب على حدا يظهر فيها حالة ذلك الحساب ووضعه في لحظة معينة من الزمن، حيث أن هناك نموذج قائمة جرد خاصة بكل حساب.
ثانيا - الدفاتر الاختيارية (العرفية):- The volunttery books
وهي تلك الدفاتر التي لم يلزم القانون (قانون التجارة الأردني) التاجر بإمساكها أو استخدامها. وتعتبر هذه الدفاتر مهمة للتاجر حيث تمكنه من معرفة نتائج أعماله بسهولة ويسر وتعتمد على نوع المشروع وحجمه ومن أهم هذه الدفاتر:-
• دفتر الأستاذ العام.
• دفتر أستاذ مساعد الذمم المدينة.
• دفتر أستاذ مساعد الذمم الدائنة.
• دفتر أستاذ مساعد المصاريف.
• دفتر أستاذ مساعد الاعتمادات.
وكذلك هناك مجموعة من الدفاتر الإحصائية والبيانية تهم الإدارة للمتابعة والرقابة واتخاذ القرارات، وتعتمد حسب الحاجة أهمها:- دفتر مبيعات المناطق (الفروع)، دفتر الوارد والمصروف من البضاعة، دفتر تسجيل أوامر الشراء... الخ.
العناصر الأساسية الأساسية التي يجب أن تتوفر في النظام المحاسبي:-
1- مصادر القيود أو المستندات المباشرة وغير المباشرة.
2- نظام القيد المحاسبي، ويستخدم نظام القيد المزدوج.
3- الدفاتر والسجلات المحاسبية، الإجبارية والاختيارية.
4- القوائم المالية والكشوفات الإحصائية، والتي يتم إعدادها بصورة دورية أو غير دورية وعند الحاجة لها، ومنها:- قائمة التدفقات النقدية، وقائمة الدخل، وقائمة حقوق الملكية، وقائمة المركز المالي.
5- الآلات والمعدات: وهي التي يتم استخدامها في العمل المحاسبي داخل المشروع وهي مهمة وضرورية لمواكبة التطورات الحديثة من أجل الدقة في العمل والدقة في استخراج النتائج وبسرعة فائقة عبر الزمان والمكان، وذلك باستخدام الآلات والمعدات والبرامج المختلفة سواء داخل المشروع بعمل شبكة حاسوب داخلية وخاصة في المشروع أو استخدام الشبكة الواسعة عبر الانترنت، وبالتالي يستطيع صاحب المشروع زيادة فاعلية أنظمة الرقابة الداخلية لديه، وسرعة الإنجاز في معالجة البيانات، واستخراج النتائج التي يريدها بكبسة زر من مكتبه، وبالتالي السرعة في تصنيف وتجميع وتلخيص تلك البيانات، ومن ثم السرعة الفائقة في إعداد التقارير الرقابية المختلفة، وإعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية المختلفة، حيث أصبح ذلك ضرورة حتمية، حتى يستطيع الاستمرار والمنافسة وتحقيق أهداف المشروع، وتقديم أفضل الخدمات والآخرين ممن لهم علاقة.
6- التعليمات: وهي تحديد الأعمال الكتابية والحسابية والإجراءات اللازمة وتحديد الصلاحيات والواجبات للموظفين، لتسجيل البيانات يدوياً أو على الأجهزة والمعدات، وتحديد مواعيد الرقابة والتفتيش الدورية، لمراجعة ما تم إنجازه، والقيام بالتغذية الراجعة لتحسين الأداء........الخ.
وما سبق سواء الدفاتر الاجبارية أو الاختيارية أو الاحصائية أو عمليات التسجيل فيهم، ليسوا هم الغاية في حد ذاتهم، وإنما هم وسائل يتم اتخاذها والتعامل معها من أجل الوصول للهدف االمقصود من خلال التنظيم والتسجيل واتباع القوانين والأنظمة والمبادئ المتعارف إليها وغيرها من أجل التبويب السليم بموجب الاثبات السليم للقيود من واقع المستندات المؤيدة لها أولاً بأول وحسب التسلسل التاريخي، للوصول في النهاية إلى معرفة نتيجة المشروع من ربح أو خسارة، ومعرفة المركز المالي، وأن يمثل واقع المشروع. وأية تقارير أخرى مطلوبة، من أجل اتخاذ القرارات السليمة والرشيدة وفي الوقت المناسب.
الأسئلة
1) وضح أهمية الدفاتر التجارية.
2) عدد أنواع الدفاتر التجارية، مع التعريف .
3) عدد أنواع الدفاتر القانونية .
4) عدد الشروط القانونية التي يجب توافرها في دفتر اليومية.
5) عدد أنواع الدفاتر الاختيارية.
6) أرسم صفحة لدفتر اليومية .
7) بين أهمية الاحتفاظ بالدفاتر والسجلات بصورة قانونية ومنظمة.
8) عدد العناصر الأساسية الأساسية التي يجب أن تتوفر في النظام المحاسبي.
إرسال تعليق